ĐẶC TRƯNG CỦA GIẤY THÔNG BÁO YÊU CẦU BỔ SUNG TÀI LIỆU KHI XIN VĨNH TRÚ( TRƯỜNG HỢP BỊ YÊU CẦU BỔ SUNG HỒ SƠ)

1. Thông báo yêu cầu nộp tài liệu( bổ sung giấy tờ) là gì?

Thông báo yêu cầu nộp tài liệu là việc yêu cầu bổ sung những giấy tờ sau khi bạn nộp hồ sơ xin lên Cục nhập cảnh.
Những giấy tờ này được yêu cầu nhằm làm sáng tỏ những nghi ngờ phát sinh trong quá trình Cục nhập cảnh xét đơn xin vĩnh trú của bạn.
Do đó, bạn hãy nghĩ rằng đây là thông báo yêu cầu bổ sung tài liệu từ Cục nhập cảnh.
Ví dụ, ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình chuẩn bị hồ sơ rất đầy đủ và nộp tất cả chúng lên Cục nhập cảnh nhưng,

• Trường hợp hồ sơ đã nộp bị thiếu
• Trường hợp hồ sơ đã nộp không hoàn chỉnh
• Trường hợp có sự nghi ngờ về hồ sơ đã nộp

…. Đều sẽ bị Cục nhập cảnh gửi giấy yêu cầu bổ sung giấy tờ.

Hầu hết những bạn xin vĩnh trú khi nhận được giấy yêu cầu bổ sung tài liệu thường sẽ bất ngờ, lúng túng và lo lắng rằng “ mình sẽ bị trượt vĩnh trú hay sao?”
Tuy nhiên, không phải cứ nhận được giấy báo yêu cầu bổ sung hồ sơ là bạn sẽ bị trượt vĩnh trú.
Rất nhiều trường hợp người xin chỉ cần cẩn thận đối ứng lần lượt với từng yêu cầu của Cục nhập cảnh thì sẽ xin được vĩnh trú.
Chính vì vậy, việc đầu tiên khi nhận được thông báo này, bạn nên xác nhận xem Cục nhập cảnh muốn xác nhận vấn đề gì, sau đó bình tĩnh giải quyết những việc đó là điều trên hết.

Trong chương tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu cách đối ứng khi nhận được giấy thông báo yêu cầu bổ sung giấy tờ từ Cục nhập cảnh như thế nào nhé!

2. Liên quan đến việc đối ứng khi nhận được giấy thông báo yêu cầu bổ sung giấy tờ

Như chúng tôi đã viết ở trên thì không phải khi nhận được phiếu yêu cầu bổ sung giấy tờ thì bạn sẽ chắc chắn bị trượt vĩnh trú.
Tuy nhiên, nếu bạn sai sót trong việc xử lý đối với thông báo này thì việc lấy được thị thực vĩnh trú sẽ rất xa vời.
Vậy nên đối ứng như thế nào khi nhận được thông báo yêu cầu bổ sung tài liệu từ Cục nhập cảnh?
Ở đây, yêu cầu bạn cần phải có một chút kiến thức chuyên môn để phán đoán được thực chất Cục nhập cảnh đang yêu cầu bổ sung tài liệu nào?
Ví dụ như trường hợp bạn bị yêu cầu bổ sung giấy chứng nhận thu nhập thì tùy từng mục đích mà Cục có chủ ý đơn giản chỉ là muốn là muốn biết thu nhập của bạn là bao nhiêu hay vốn dĩ không chỉ có vậy mà họ muốn xác nhận thêm thông tin rằng số người phụ thuộc của bạn là bao nhiêu, bạn có đang được hưởng khấu trừ người phụ thuộc hoặc bảo hiểm hay không. Tùy theo trường hợp mà có thể bạn sẽ phải làm lại thủ tục báo cáo chỉnh sửa. Nếu bạn nghĩ đơn giản rằng chỉ cần làm theo và lấy được giấy tờ tại các văn phòng hành chính sau đó nộp lên Cục là xong thì rất có thể bạn sẽ rơi vào bẫy của Cục nhập cảnh.

Việc xuất trình hồ sơ lần này cần cân nhắc với hồ sơ đã nộp trước đó của bạn, sau đó xem xét tình trạng cư trú từ trước đến nay, bởi vậy ở đây đòi hỏi bạn phải có một nền tảng kiến thức chuyên môn nhất định mới có thể đối ứng được vấn đề này.
Nếu bạn lo lắng không biết xử lý ra sao, chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia.

Tiếp theo, đối với giấy yêu cầu bổ sung hồ sơ thường sẽ bị ấn định thời gian phải nộp giấy tờ bổ sung.

Trên thông báo yêu cầu bổ sung giấy tờ có ghi rõ “Nếu không nộp trước thời hạn trên, hồ sơ của bạn đã nộp có thể bị xét một cách bất lợi. Trường hợp bạn có lý do đặc biệt nào đó mà không thể nộp hồ sơ đúng hạn, vui lòng thông báo cho chúng tôi biết trước”.

Hồ sơ bạn đã nộp sẽ không được xét cho đến khi bạn nộp các giấy tờ bổ sung theo yêu cầu. Chính vì vậy, bạn nên nộp hồ sơ đúng hạn theo quy định của Cục quản lý xuất nhập cảnh đã đề ra.
Trong trường hợp bạn không thể nộp đúng thời hạn đã được nêu trong thông báo, bạn nên liên lạc với Cục nhập cảnh giải trình lí do không thể nộp đúng hạn và xin gia hạn thời gian để nộp.
Tuyệt đối tránh việc không liên lạc mà để quá hạn thời gian yêu cầu bổ sung giấy tờ.

Như đã đề cập ở trên, cách đối ứng với thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ đó là phải hiểu được ý đồ từ Cục nhập cảnh và cần nộp đúng thời gian Cục nhập cảnh đã đề ra.
Ngay cả khi hồ sơ của bạn có khả năng được xét đỗ nhưng nếu bạn không đối ứng một cách thành thực thì rất thể sẽ bị trượt một cách vô cùng đáng tiếc.
Văn phòng Luật hành chính Daiichi -Sogo chúng tôi luôn hỗ trợ việc thực hiện đối ứng với thông báo yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc giải trình. Do đó, nếu bạn đang gặp rắc rối với việc yêu cầu bổ sung giấy tờ hãy liên lạc ngay với văn phòng chúng tôi theo số điện thoại (06-6226-8120) để nhận được hỗ trợ!

3. Nội dung được hỏi rất nhiều của thông báo yêu cầu nộp tài liệu

Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi thường gặp liên quan đến việc nộp thông báo yêu cầu nộp hồ sơ xin thị thực vĩnh trú.

Một đặc tính của việc xin visa vĩnh trú là phải nộp rất nhiều hồ sơ và công văn.
Khi phải nộp nhiều hồ sơ như vậy khả năng bị thiếu xót sẽ rất cao.
Vì vậy thông thường việc xin vĩnh trú sẽ có khả năng bị yêu cầu nộp hồ sơ bổ sung cao hơn so với việc xin tư cách lưu trú khác.

Ngoài ra, trong quá trình xin visa vĩnh trú, Cục sẽ xem xét tình trạng cư trú của các bạn kể từ khi đến Nhật Bản. Do đó, rất có thể bạn sẽ bị yêu cầu nộp những hồ sơ mà trên trang chủ của Cục không đề cập đến.

Trong phần này, hãy cùng chúng tôi sẽ kiểm tra nội dung thông báo yêu cầu nộp tài liệu phổ biến thông qua hai trường hợp cụ thể dưới đây.

① Trường hợp hồ sơ lúc nộp lên cục bị thiếu

Ⅰ．Nộp giấy chứng nhận thuế thu nhập / giấy chứng nhận thuế (thuế cư trú)
⇒Hãy xin giấy này tại cơ quan hành chính mà bạn đăng kí địa chỉ cư trú vào ngày 1 tháng 1 của năm tương ứng.

Ⅱ．Giấy chứng nhận thuế khấu trừ thu nhập và thuế thu nhập đặc biệt, thuế thu nhập kê khai và thu nhập đặc biệt, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế tiêu thụ đặc biệt tại địa phương, thuế thừa kế và thuế quà tặng (Phần 3)
⇒Hãy xin giấy này tại cơ quan thuế nơi bạn hiện đang cư trú.

Ⅲ．Phiếu ghi thông tin của người được nhận bảo hiểm lương hưu- nenkin (Số I hoặc số II)
=> Hãy xin giấy này tại văn phòng nenkin nơi bạn hiện đang cư trú .

Ⅳ．Bản sao hóa đơn thanh toán bảo hiểm nenkin quốc dân
⇒Hãy nộp hóa đơn chứng nhận đã thanh toán của năm đó.
Tuy nhiên trong trường hợp bạn không còn giữ bản này, hãy xin giấy chứng nhận được hưởng bảo hiểm (03) tại văn phòng nenkin.

Ⅴ．Giấy chứng nhận thanh toán phí bảo hiểm y tế quốc dân
⇒Hãy yêu cầu cơ quan hành chính mà bạn đăng kí địa chỉ cư trú của năm tương ứng cấp giấy tờ này cho bạn.

Ⅵ．Bản sao hóa đơn thanh toán bảo hiểm y tế quốc dân
⇒ Trong trường hợp bạn thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, hãy nộp hóa đơn chuyển khoản của năm đó. Trong trường hợp thanh toán bằng hình thức tự trừ trong tài khoản ngân hàng hãy nộp bản sao sổ ngân hàng có ghi nhận lịch sử trừ tiền.
Trong trường hợp bạn thanh toán bằng hình thức chuyển khoản nhưng không còn giữ hóa đơn đó, hãy gọi điện lên Cục xuất nhập cảnh để xác nhận thông tin
Trong thực tế, Cục thường yêu cầu nộp giải trình lí do không giữ hóa đơn.

② Trường hợp yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ để điều tra

Ⅰ．Bản sao hợp đồng lao động hoặc bản thông báo điều kiện lao động của công ty hiện đang làm và công ty trước đó bạn đã từng làm việc.
⇒Có rất nhiều trường hợp bị yêu cầu xác nhận về điều kiện tuyển dụng của công việc hiện tại và trước đó( đặc biệt là về nội dung làm việc). Bởi vậy bạn nên xác nhận xem nội dung công việc có khác biệt gì so với nội dung hồ sơ bạn đã xin visa trước đó hay không.

II. Bản sao những hồ sơ chứng nhận việc đã gửi tiền đối với người phụ thuộc
⇒Có nhiều trường hợp được miễn giảm thuế cho người phụ thuộc sẽ bị yêu cầu bổ sung chứng nhận việc chuyển tiền định kỳ hay không.
Ngoài ra, cần xác nhận xem số tiền đó có phù hợp so với thu nhập của người xin( người phụ thuộc) hay không?

III. Bảng lương chi tiết ba tháng gần nhất
⇒Nhiều trường hợp vì việc xác nhận thu nhập bị thiếu nếu chỉ xem bản chứng nhận thuế thu nhập hay phiếu khấu trừ thuế nên rất có thể sẽ bị điều tra cả thu nhập của năm gần nhất.
Do đó, bạn cần xác nhận thông tin nội dung của bảng lương chi tiết, đồng thời cần kiểm tra các khoản bị khấu trừ như thuế công, bảo hiểm xã hội.

IV. Danh sách thành viên trong gia đình
⇒Có nhiều trường hợp bị xác nhận về trình trạng của người thân sống ở Nhật Bản hoặc nước ngoài.
Đối với những người thân sống ở Nhật Bản, bạn cần xác nhận xem họ có tư cách lưu trú hay không và họ có đang nhận trợ cấp xã hội hay không?

V. Giấy xác nhận hoàn cảnh cuộc sống
⇒Bạn sẽ cần điền vào mẫu Giấy xác nhận hoàn cảnh cuộc sống có sẵn của Cục xuất nhập cảnh.
Trên thực tế, bạn sẽ phải nộp giấy tờ trên nếu trong quá khứ bạn có tiền án, tiền sự hoặc có thời gian nhận phúc lợi xã hội.

Ⅵ．Đơn giải trình（về các lí do thụ động）
Ví dụ：Trong thời gian là du học sinh trước đây bạn đã từng làm thêm quá 28 tiếng.
Trước đây đã từng vi phạm luật giao thông hoặc phạm tội nghiêm trọng.
Trước đây đã từng xuất cảnh trong thời gian dài.
Trước đây có một năm mà thu nhập của bạn bị giảm đáng kể.
Trước đây đã từng có một khoảng thời gian dài bạn giữ visa lao động nhưng lại không đi làm.

Trên đây là một ví dụ về các tài liệu bổ sung cần thiết khi nộp đơn xin thị thực vĩnh trú.
Nội dung của thông báo nộp tài liệu do Cục xuất nhập cảnh yêu cầu sẽ khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh cá nhân của người nộp đơn.

4. Tổng kết

Trong bài viết này chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu về giấy yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Có nhiều bạn bị gửi thông báo yêu cầu phải bổ sung rất nhiều giấy tờ hoặc không thể hiểu được nội dung mà Cục yêu cầu phải nộp là gì.
Nếu bạn đối ứng một cách không cẩn thận thì rất có thể bạn sẽ không được cấp phép vĩnh trú.

Nếu được cấp vĩnh trú bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích như:

• Được miễn việc phải gia hạn visa
• Không bị giới hạn hoạt động
• Uy tín xã hội ở Nhật Bản sẽ tăng lên

Chi tiết của lợi ích khi lấy được vĩnh trú, các bạn có thể tham khảo tại bài viết:
“NHỮNG ĐIỂM CÓ LỢI CỦA VISA VĨNH TRÚ”

Ngoài ra, bạn nào đang gặp khó khăn khi nhận được tờ thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ vui lòng liên hệ văn phòng Luật hành chính Daiichi- Sogo để nhận được tư vấn chi tiết.
Xin cảm ơn!