【Trường hợp giải pháp】Quy trình thủ tục visa quản lý kinh doanh

1．Quy trình xin visa quản lý kinh doanh

① Bảo đảm trụ sở nơi đặt trụ sở chính của công ty (hợp đồng đứng tên cá nhân)
② Thủ tục thành lập công ty
③ Thủ tục thông báo mở doanh nghiệp với cơ quan thuế,vv sau khi thành lập công ty
④ Xin giấy phép kinh doanh để kinh doanh
⑤ Đổi tên văn phòng nơi đặt trụ sở chính thành tên công ty
⑥ Chuẩn bị hồ sơ xin visa quản lý kinh doanh
⑦ Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện xin visa quản lý kinh doanh / Đơn xin phép chuyển tư cách lưu trú

（1）Bảo đảm trụ sở nơi đặt trụ sở chính của công ty (hợp đồng đứng tên cá nhân)

Để có được visa quản lý kinh doanh, cần phải đảm bảo địa điểm kinh doanh đứng tên chủ doanh nghiệp (đối với hình thức doanh nghiệp là tên doanh nghiệp). Tuy nhiên, ở giai đoạn trước khi thành lập công ty, bản thân công ty chưa tồn tại nên chỉ có thể đứng tên một cá nhân để đặt trụ sở kinh doanh. Nếu bạn tìm thấy bất động sản mà bạn muốn ký hợp đồng, hãy nói với bên cho thuê rằng bạn sẽ ký hợp đồng dưới danh nghĩa cá nhân và đổi thành tên của một tập đoàn sau khi công ty được thành lập.

（2）Thủ tục thành lập công ty

Về thủ tục thành lập công ty, vui lòng tham khảo tại bài viết “【Trường hợp giải pháp】 Những vấn đề người nước ngoài cần biết khi thành lập doanh nghiệp (thành lập công ty).“

（3）Thủ tục thông báo mở doanh nghiệp với cơ quan thuế,vv sau khi thành lập công ty

Công ty được thành lập bằng đăng ký thành lập, nhưng không có nghĩa sau khi đăng ký thành lập thì việc thành lập công ty sẽ hoàn tất. Sau khi đăng ký thành lập xong, bạn phải thông báo ngay cho cơ quan thuế, quận, huyện về việc thành lập công ty. Khi nộp đơn xin visa quản lý kinh doanh, bạn sẽ phải nộp tất cả các giấy tờ liên quan đến việc thành lập công ty, vì vậy, hãy chuẩn bị bản sao của các tài liệu sau khi thủ tục thông báo hoàn tất.

（4）Xin giấy phép kinh doanh để kinh doanh

Nếu hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản cần phải có giấy phép như kinh doanh nhà trọ, kinh doanh nhà hàng, kinh doanh bất động sản, kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm đã qua sử dụng, v.v. thì phải có giấy phép kinh doanh nhà trọ, giấy phép kinh doanh nhà hàng, giấy phép kinh doanh giao dịch đất ở và tòa nhà, giấy phép đại lý đồ đã qua sử dụng, v.v.

（5）Đổi tên văn phòng nơi đặt trụ sở chính thành tên công ty

Như đã đề cập ở mục (1), bạn sẽ ký hợp đồng cho thuê với danh nghĩa cá nhân, sau đó bạn sẽ thay đổi tên của bên thuê thành tên của công ty sau khi hoàn thành đăng ký thành lập công ty và trước khi xin visa quản lý kinh doanh. Bạn sẽ phải nộp một hợp đồng thuê nhà để chứng minh rằng bạn có một cơ sở kinh doanh, như vậy thông qua việc chuyển tên công ty, bạn sẽ chứng minh được quyền sử dụng cơ sở kinh doanh.

（6）Chuẩn bị hồ sơ xin visa quản lý kinh doanh

Bạn sẽ chuẩn bị những tài liệu cần thiết để xin visa quản lý kinh doanh được nêu ở mục “2. Giấy tờ cần thiết để xin visa quản lý kinh doanh”. Sau đó, bạn sẽ xin chuyển visa tại Cục quản lý xuất nhập cảnh. Thời gian kiểm tra sẽ mất khoảng 1 tháng.
Trong trường hợp đơn xin của bạn được cho phép, thời gian lưu trú của bạn sẽ được quyết định đồng thời tại thời điểm thẻ cư trú mới được cấp. Thời hạn lưu trú tối đa cho visa quản lý kinh doanh là 5 năm, 3 năm, 1 năm, 4 tháng hoặc 3 tháng. Khi bạn mới thành lập công ty, thời gian lưu trú thông thường sẽ là 1 năm.

2．Giấy tờ cần thiết để xin visa quản lý kinh doanh

Các giấy tờ cần thiết để xin visa quản lý kinh doanh được chia thành các loại từ 1 đến 4 tùy theo tổ chức mà bạn trực thuộc (công ty đối với loại hình công ty, cá nhân đối với loại hình kinh doanh cá thể).

Loại 1

①Các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Nhật Bản
②Công ty tương hỗ hoạt động kinh doanh bảo hiểm
③Tổ chức công cộng địa phương hoặc nước ngoài
④Doanh nghiệp công ích được phê duyệt bởi chính phủ quốc gia và địa phương của Nhật Bản
⑤Các đối tượng doanh nghiệp (các doanh nghiệp tạo ra sự đổi mới) ở cột a hoặc b của phần bổ sung đặc biệt của bảng từng mục của Điều 1, Đoạn 1 theo Pháp lệnh của Bộ Chuyên môn cao cấp
⑥Các công ty đáp ứng các điều kiện nhất định, v.v.

Loại 2

Nhóm / cá nhân có số tiền khấu lưu từ 10 triệu yên trở lên trong bảng tổng hợp hồ sơ theo luật định về phiếu khấu lưu thu nhập tiền lương của năm trước

Nhóm 3

Nhóm / cá nhân (không bao gồm nhóm 2) đã nộp bảng tổng hợp hồ sơ theo luật định như phiếu khấu trừ thu nhập tiền lương của nhân viên năm trước

Nhóm 4

Nhóm / cá nhân không thuộc nhóm 1 đến 3

Những tài liệu chung

①Đơn xin thay đổi tư cách cư trú
④ Ảnh (dài 4 cm x rộng 3 cm, chụp trong vòng 3 tháng)
⑤ Xuất trình hộ chiếu và thẻ cư trú của bạn

Các giấy tờ cần thiết khi thuộc một tổ chức thuộc loại nhóm 1

① Bản sao của báo cáo hàng quý hoặc bản sao của tài liệu xác nhận rằng tổ chức được niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Nhật Bản
② Bản sao văn bản xác nhận cơ sở đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
③ Văn bản xác nhận rằng công ty là công ty thuộc đối tượng (công ty sáng tạo đổi mới) ở cột (a) hoặc (b) của phần bổ sung đặc biệt trong bảng từng mục của Điều 1, Đoạn 1 của Bộ Chuyên môn Cao cấp (ví dụ: bản sao thông báo về quyết định trợ cấp).
②Tài liệu xác nhận rằng công ty là “⑥ công ty đáp ứng các điều kiện nhất định” (ví dụ: bản sao chứng chỉ, v.v.)

Các giấy tờ cần thiết khi thuộc một tổ chức thuộc nhóm 2 và 3

① Bản sao của bảng tổng hợp hồ sơ theo luật định như phiếu khấu trừ thu nhập tiền lương của người lao động năm trước (bản sao có đóng dấu tiếp nhận)

Các tài liệu bắt buộc cho loại 3 và 4

① Giấy chứng nhận đăng ký công ty
* Nếu việc đăng ký công ty chưa được hoàn thành, vui lòng nộp bản sao các điều khoản thành lập và các tài liệu khác nêu rõ rằng công ty sắp bắt đầu hoạt động kinh doanh.
② Bản sao các điều khoản thành lập
③ Bản sao danh sách cổ đông
④ Bản sao mẫu thông báo thành lập công ty (đối với cơ quan thuế, thành phố, quận)
⑤ Bảng kế hoạch kinh doanh
⑥ Nếu bạn đã bắt đầu đàm phán kinh doanh với đối tác kinh doanh của mình, các tài liệu như danh thiếp và thỏa thuận của đối tác kinh doanh sẽ củng cố khả năng thực hiện công việc kinh doanh liên tục và ổn định của bạn.
⑦ Bản sao hợp đồng thuê trụ sở (đứng tên công ty)
⑧ Hình ảnh văn phòng kinh doanh
* Mặt ngoài tòa nhà, cổng vào, hòm thư, biển hiệu, hình ảnh bên trong trụ sở
⑨ a) Đối với doanh nghiệp có vốn từ 5 triệu yên trở lên
⇒ Hồ sơ làm rõ nguồn vốn từ 5 triệu yên trở lên
b) Trong trường hợp kinh doanh có hai hoặc nhiều nhân viên toàn thời gian làm việc
⇒ Danh sách nhân viên thể hiện quốc tịch, số thẻ cư trú, mức lương, v.v.
⑩Bản sao biên bản họp đại hội nhân viên / Họp hội đồng tạm thời quyết định mức lương thưởng
⑪ Nếu bạn đang kinh doanh cần phải có giấy phép, bản sao của giấy phép
* Nếu không thể chuẩn bị giấy phép, v.v. tại thời điểm nộp đơn, bạn cần một bản sao của mẫu đơn xin giấy phép

* Trường hợp là công ty hiện hữu, ngoài các giấy tờ trên cần nộp thêm các giấy tờ sau.
① Báo cáo tài chính các năm gần nhất
② Bảng tổng hợp hồ sơ pháp lý như phiếu khấu trừ thu nhập tiền lương năm trước
Trên đây là những giấy tờ cần thiết tối thiểu để xin visa quản lý kinh doanh, tuy nhiên những giấy tờ cần chuẩn bị sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp trước khi bắt đầu kinh doanh. Ngoài ra, trong số các loại giấy tờ trên thì “Hồ sơ làm rõ nguồn vốn từ 5 triệu yên trở lên” và “Kế hoạch kinh doanh” là những giấy tờ cần thiết khi xin visa quản lý kinh doanh nên bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

3．Những giấy tờ cần thiết cho trường hợp ví dụ lần này

Chúng ta hãy cùng xem xét trường hợp ví dụ lần này.

Ông A có nguyện vọng thành lập công ty cổ phần chính vì vậy chúng tôi đã bắt đầu từ thủ tục thành lập công ty cổ phần. Điều kiện tối thiểu là cần có 5 triệu yên và công ty phải có thành phần cổ đông là ông A trở lên.
Việc thành lập đã hoàn tất thành công, và bước tiếp theo là chuẩn bị cho đơn xin visa quản lý kinh doanh tại Cục quản lý xuất nhập cảnh. Vì là hồ sơ ở công ty mới và không thể nộp bảng tổng hợp hồ sơ theo luật định như phiếu khấu trừ thu nhập lương năm trước của nhân viên nên cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết tương ứng với nhóm 4.

Chúng tôi đã thu thập các tài liệu liên quan đến công ty như bản sao sổ đăng ký công ty, điều khoản thành lập, danh sách cổ đông, các tài liệu liên quan đến cơ sở kinh doanh như hợp đồng cho thuê và các tài liệu liên quan đến nội dung kinh doanh. Đặc biệt, về tài liệu liên quan đến nội dung kinh doanh, ông A chưa có kinh nghiệm quản lý nên đã mô tả chi tiết kế hoạch kinh doanh và thu thập tài liệu, hợp đồng của các đối tác kinh doanh để hỗ trợ lập kế hoạch. Về vấn đề này, ông A đã tận dụng tốt kinh nghiệm làm việc của mình tại một công ty ngoại thương và thu thập được rất nhiều tài liệu.
Kết quả của việc chuẩn bị rất nhiều tài liệu để xin chuyển đổi tư cách lưu trú là đơn xin chuyển visa quản lý kinh doanh của ông A đã được thông qua.

4．Kết luận

Tại bài viết này, chúng tôi đã giải thích quy trình thủ tục từ thành lập công ty đến xin visa quản lý kinh doanh. Trang chủ của Cục quản lý xuất nhập cảnh chứa các tài liệu cần thiết để xin visa quản lý kinh doanh, nhưng nếu bạn chỉ nộp các tài liệu được liệt kê ở đó là không đủ. Bạn phải hiểu các yêu cầu để xin visa quản lý kinh doanh và chứng minh rằng các tài liệu bạn nộp đáp ứng các yêu cầu đó. Bạn cũng sẽ được yêu cầu viết bản tường trình khi cần thiết.

Khi nộp đơn xin visa quản lý kinh doanh, chúng tôi sẽ tiến hành phân tích về tình hình của từng khách hàng, xem xét các giấy tờ cần thiết theo tình hình và đưa ra các đề xuất. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì khi xin visa quản lý kinh doanh, bạn hãy vui lòng liên hệ với chúng tôi.