【VISA QUẢN LÝ KINH DOANH】TỔNG HỢP CÁC ĐIỀU KIỆN

1. Giới thiệu về Visa Quản Lý Kinh Doanh

Visa Quản Lý Kinh Doanh là loại Visa được cấp phép cho những người thực hiện hoạt động kinh doanh, thương mại và quản lý các hoạt động này tại Nhật Bản, đáp ứng một số yêu cầu nhất định.

Visa này được tạo ra thông qua việc sửa đổi thông tin pháp luật vào năm 2014, thay thế cho Visa Đầu Tư Kinh Doanh, tuy nhiên, Visa này không yêu cầu bắt buộc các hoạt động đầu tư của người nước ngoài và không phải là loại Visa chỉ cần đã đầu tư vào Nhật Bản là sẽ được cấp phép.

2. Quy trình xin Visa Quản Lý Kinh Doanh

Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích quy trình xin Visa Quản Lý Kinh Doanh một cách đơn giản.

Trước hết, xin hãy xem biểu đồ dưới đây.

Bạn có thể thấy rằng quy trình này có vẻ hơi phức tạp,
Đây là biểu đồ áp dụng trong trường hợp bắt đầu từ việc thành lập công ty.

Nếu bạn trở thành giám đốc của công ty đã được thành lập trước đó, các bước ① đến ⑤ sẽ không cần thiết.
Ngoài ra, nếu bạn muốn đăng ký Visa Quản Lý Kinh Doanh dưới dạng chủ doanh nghiệp cá nhân thì các bước ② và ⑤ cũng không cần thiết.

Lưu ý rằng, tùy thuộc vào nội dung kinh doanh, có thể sẽ không yêu cầu các loại giấy phép khác ngoài Visa Quản Lý Kinh Doanh.

3. Tổng quan về các yêu cầu cần thiết cho Visa Quản Lý Kinh Doanh

Không chỉ với Visa Quản Lý Kinh Doanh mà trong nhiều loại Visa được gọi chung là “Visa Lao Động”, người nộp đơn cần đáp ứng hai yêu cầu chính như sau:

1 Hoạt động mà bạn muốn thực hiện có phù hợp với loại Visa Lao Động đó hay không (Tính phù hợp với tư cách lưu trú).
2 Bạn có đáp ứng được tiêu chuẩn được yêu cầu đối với loại Visa Lao Động đó hay không (Tính phù hợp với tiêu chuẩn nhập cảnh).
Và nếu áp dụng yêu cầu này vào Visa Quản Lý Kinh Doanh, nó có thể được phân tích như sau.

Trong số những vị khách liên hệ với công ty chúng tôi, có những vị khách hiểu nhầm là “Chỉ cần bạn có 500 man yên, bạn có thể xin được Visa Quản Lý Kinh Doanh”.

Tuy nhiên, yêu cầu về số tiền 500 man yên chỉ là một trong những yêu cầu của “⑤ Có quy mô kinh doanh từ một mức nhất định trở lên.” đã được đề cập ở trên và chưa đủ để đáp ứng yêu cầu Visa Quản Lý Kinh Doanh.

Vì vậy, chúng ta hãy cùng đi sâu hơn vào yêu cầu Visa Quản Lý Kinh Doanh trong chương tiếp theo.

4. Điều kiện cần có cho Visa Quản Lý Kinh Doanh để thỏa mãn【quy định về tư cách lưu trú】

Trước tiên, chúng ta sẽ giải thích về “Tính phù hợp với tư cách lưu trú” .
Như tên gọi của nó, đó là tiêu chí xác định liệu hoạt động mà bạn muốn thực hiện có phù hợp với thị thực lưu trú hay không.

Tuy nhiên, khi đánh giá tính phù hợp với tư cách lưu trú, không chỉ cần xem xét tính phù hợp của hoạt động mà bạn muốn thực hiện với tư cách lưu trú đó, mà còn cần kiểm tra xem hoạt động đó có được thực hiện hợp pháp và ổn định, liên tục hay không. Vì vậy, cần lưu ý khi đánh giá tính phù hợp với tư cách lưu trú.

4.1. Thực hiện công việc “quản lý” hoặc “kinh doanh” của doanh nghiệp

Theo Luật nhập cư, nội dung hoạt động của visa quản lý doanh nghiệp được quy định như sau:

“Hoạt động quản lý doanh nghiệp hoặc hoạt động kinh doanh thương mại khác tại Nhật Bản”.

Ý nghĩa của đoạn văn trên là phải xem hoạt động dự định có phải là “hoạt động kinh doanh doanh nghiệp” hoặc “hoạt động tham gia vào quản lý của doanh nghiệp” hay không.

“Hoạt động kinh doanh doanh nghiệp” là chỉ những người thực tế trực tiếp tham gia vào việc vận hành doanh nghiệp như giám đốc điều hành, thành viên hội đồng quản trị, cán bộ kiểm toán, vv.

“Hoạt động tham gia vào quản lý của doanh nghiệp” là chỉ những người tham gia hoạt động quản lý trong các bộ phận của doanh nghiệp làm việc như trưởng phòng, trưởng nhà máy, giám đốc chi nhánh, vv.

Đầu tiên, bạn cần chứng minh rằng mình đang thực hiện những hoạt động này trước cục nhập cư.

4.2. Đảm bảo hoạt động doanh nghiệp được thực hiện đúng luật

Tiếp theo, yếu tố cần chứng minh là “sự thích hợp của doanh nghiệp”.

Theo luật nhập cư, không có giới hạn đặc biệt nào về nội dung kinh doanh mà chủ doanh nghiệp muốn làm việc với Visa Quản Lý Kinh Doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp đó phải được vận hành theo đúng luật pháp và đúng cách. Cụ thể, nếu thực hiện một doanh nghiệp yêu cầu phải có giấy phép, việc xin cấp phép để lấy giấy phép là điều kiện bắt buộc.

Ví dụ, để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trú, dựa trên luật kinh doanh nhà nghỉ,khách sạn cần phải có giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép kinh doanh dịch vụ ăn uống để thực hiện kinh doanh nhà hàng, vv.
Ngoài ra, cần phải tuân thủ các quy định pháp luật như tham gia bảo hiểm lao động hoặc bảo hiểm xã hội khi tuyển dụng nhân viên.

4.3. Đảm bảo hoạt động doanh nghiệp được thực hiện ổn định và liên tục

Tiêu chí thứ ba cần chứng minh để đủ điều kiện cho Visa Quản Lý Kinh Doanh là “Sự ổn định và tính liên tục của hoạt động kinh doanh”.

Sự ổn định và liên tục của hoạt động được yêu cầu trong tất cả các loại visa chứ không chỉ riêng Visa Quản Lý Kinh Doanh.

Tuy nhiên, trong Visa Quản Lý Kinh Doanh, sự ổn định và liên tục của hoạt động kinh doanh được liên quan trực tiếp đến thực tế kinh doanh và hiệu suất kinh doanh của công ty. Điều quan trọng là công ty phải tạo ra lợi nhuận ổn định và tiếp tục hoạt động kinh doanh một cách bền vững.

Nếu công ty đã hoạt động trong một thời gian và đã hoàn thành báo cáo tài chính đầu tiên, thì có thể chứng minh được thành tích của mình thông qua báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, đối với các công ty mới thành lập, để chứng minh tính liên tục của hoạt động kinh doanh trong tương lai, cần sử dụng kế hoạch kinh doanh và các tài liệu khác để chứng minh, phương pháp chứng minh được sự tốt xấu của phương án này cũng ảnh hưởng đến quyết định cấp Visa Quản Lý Kinh Doanh.

Ngoài ra, ngay cả đối với các công ty có thể nộp được báo cáo tài chính, việc gia hạn visa có thể bị từ chối hoặc không được cấp visa dài hạn nếu không có doanh thu, không có lợi nhuận kinh doanh hoặc không có tình hình tài chính tốt.

Thông tin chi tiết về cách cập nhật Visa Quản Lý Kinh Doanh có trong bài viết sau đây:
>>Cách gia hạn Visa Quản Lý Kinh Doanh

5. Điều kiện cần có cho Visa Quản Lý Kinh Doanh để đáp ứng【tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh】

Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích yêu cầu Visa Quản Lý Kinh Doanh là “tuân thủ tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh”.

Có thể bạn sẽ nghĩ yêu cầu này chỉ áp dụng khi nhập cảnh vào Nhật Bản. Tuy nhiên, “tuân thủ tiêu chuẩn cho phép nhập cảnh” là yêu cầu cần thiết không chỉ khi nhập cảnh vào Nhật Bản, mà còn khi thay đổi hoặc gia hạn visa.

Đáng chú ý, khi xin Visa Quản Lý Kinh Doanh này cho trường hợp thực hiện hoạt động “quản lý” thì còn có thêm điều kiện riêng ngoài điều kiện chung cho “quản lý” và “kinh doanh”.

5.1. Có tổ chức hoạt động kinh doanh (hoặc đã xác định được)

Là một trong những yêu cầu tiêu chuẩn cho việc cấp phép nhập cảnh đối với Visa Quản Lý Kinh Doanh, điều kiện cần thiết là phải “tồn tại (hoặc đảm bảo tồn tại) một văn phòng kinh doanh” trong nội địa Nhật Bản.

Để có thể nói là “tồn tại (hoặc đảm bảo tồn tại) một văn phòng kinh doanh”, điều kiện cần là phải đảm bảo một “không gian độc lập được xác định” và phải đảm bảo đầy đủ “trang thiết bị vật chất và nhân sự đủ để hoạt động như một văn phòng kinh doanh”.

Đầu tiên, để cho văn phòng được coi là “không gian độc lập” thì văn phòng đó phải được phân chia bằng tường đã được cố định theo đúng tính chất vật lý và chức năng.
“Đã được cố định” có nghĩa là không thể sử dụng những thứ có thể chia phòng thành nhiều phần dễ dàng di chuyển như tấm vách ngăn di động. Nó cần phải được cố định chặt chẽ từ trần đến sàn.

Về tính độc lập của văn phòng này, cần xét theo từng loại hình văn phòng, ví dụ như văn phòng ảo (virtual office) thì thông thường không có không gian độc lập, do đó không được công nhận là văn phòng kinh doanh. Ngược lại, nếu có một không gian độc lập được phân chia rõ ràng với không gian sử dụng chung như văn phòng chia sẻ (share office), thì sẽ đáp ứng được yêu cầu đó.

Tiếp theo, về vấn đề “Được đảm bảo sẽ có hoặc sẵn có các trang thiết bị vật chất và nhân sự”, có nghĩa là phải có đủ người và đồ vật cần thiết để vận hành hoạt động kinh doanh.

Vấn đề này sẽ phụ thuộc vào nội dung của hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, trong trường hợp hoạt động kinh doanh giao dịch thương mại theo yêu cầu không cần kho lưu trữ, thì chỉ cần trang thiết bị phòng văn phòng cơ bản sẽ đủ để cấp giấy phép cho hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, việc kinh doanh quán ăn sẽ yêu cầu phải có trang bị đầy đủ các thiết bị như bếp ăn, quầy phục vụ và ghế ngồi cho khách hàng.

Để chuẩn bị cho việc thành lập công ty, cần thuê văn phòng và trang bị đầy đủ các thiết bị để đáp ứng tiêu chuẩn trên.

Văn phòng chúng tôi hường xuyên nhận được câu hỏi “Tôi có thể sử dụng một phần nhà riêng của mình làm văn phòng không?”.

Câu trả lời là điều kiện làm văn phòng của nhà riêng do bạn đứng tên cũng tương tự như việc thuê một tòa nhà mới.Vậy nên, nếu bạn sử dụng nhà của mình làm nhà ở và văn phòng thì bạn phải phân chia rõ ràng giữa không gian sống và không gian làm việc để đảm bảo không gian làm việc của bạn phải là “không gian độc lập”.

Nếu bạn sử dụng một phần của phòng khách để làm văn phòng thì không thể xác định được phần nào của không gian được sử dụng riêng biệt nên bạn không thể sử dụng nơi này để làm văn phòng. Nếu bạn có thể phân chia một cách rõ ràng như sử dụng tầng 1 làm văn phòng và tầng 2 làm nơi ở, thì đó sẽ được xem là đủ tiêu chuẩn để làm một văn phòng kinh doanh.

Yêu cầu về văn phòng kinh doanh cho Visa Quản Lý Kinh Doanh chứa đựng nhiều vấn đề, ngoài các tiêu chuẩn nói trên còn có rất nhiều lưu ý khác.
Vui lòng tham khảo bài viết chi tiết tại đây.
>>Visa Quản Lý Kinh Doanh điều kiện văn phòng

5.2. Có quy mô kinh doanh đạt mức nhất định (tương ứng với bảng chữ cái Katakana: “A-B-C”)

Tiếp theo sau đây, chúng tôi sẽ giải thích yêu cầu liên quan đến “Quy mô doanh nghiệp”. Yêu cầu này là vấn đề liên quan đến “500 man yên” mà hầu hết những bạn đang xem xét xin Visa Quản Lý Kinh Doanh đều biết.

Khi tiếp nhận các câu hỏi từ nhiều khách hàng,chúng tôi cảm thấy rằng có nhiều bạn hiểu nhầm về “500 man yên” này.

Đầu tiên, một số bạn có nhận thức rằng “tối thiểu phải có vốn điều lệ là 500 man yên”, nhưng thực tế không phải như vậy.

Yêu cầu về “Quy mô doanh nghiệp” là một trong nhiều yêu cầu bao gồm yêu cầu vốn điều lệ, và nếu đáp ứng một trong các yêu cầu dưới này, thì sẽ đủ điều kiện.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích một cách đơn giản về mỗi yêu cầu.

5.2.A: Có ít nhất hai nhân viên làm việc toàn thời gianđang sinh sống tại Nhật Bản

Ở đây, “nhân viên toàn thời gian” không bao gồm những người cư trú ở Nhật Bản với thị thực cư trú trong danh sách pháp luật đính kèm số 1.
Tức là cần ít nhất hai nhân viên là người Nhật, người có Visa vĩnh trú, người có Visa phụ thuộc người Nhật, người Visa phụ thuộc người có Visa vĩnh trú hoặc người có Visa định trú.

Lưu ý rằng, người nộp đơn xin Visa Quản Lý Kinh Doanh sẽ không được tính vào số lượng nhân viên toàn thời gian cần có.

Ngoài ra, để được coi là “nhân viên toàn thời gian”, thì nhân viên bán thời gian thì không đủ, nhân viên của bạn cần làm việc ít nhất 5 ngày một tuần và có thời gian làm việc định mức trên 30 giờ một tuần. Vui lòng lưu ý rằng những người làm việc theo hình thức tuyển dụng theo thời vụ hoặc tạm thời sẽ không được tính là nhân viên toàn thời gian.

Trên thực tế, hầu hết các trường hợp xin Visa Quản Lý Kinh Doanh đều được xác định bởi yêu cầu về vốn 500 man yên.

Lý do là, nếu giả sử tuyển dụng 2 nhân viên toàn thời gian, với mức lương tháng mỗi người 200,000 yên, tổng số tiền lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho 2 nhân viên sẽ vượt quá 500 man yên một năm, vì vậy đây không phải là cách thích hợp cho các doanh nghiệp vừa khởi nghiệp.

Nói cách khác, khi chứng minh quy mô hoạt động kinh doanh dựa trên yêu cầu nhân viên toàn thời gian, thay vì cần phải có số tiền lớn cho việc thành lập công ty, doanh nghiệp lại phải chịu gánh nặng lớn về chi phí nhân sự từ khi bắt đầu hoạt động, vì vậy phương pháp này có xu hướng bị tránh xa.

Mặt khác,một ví dụ tiêu biểu của việc đáp ứng yêu cầu quy mô hoạt động bằng yêu cầu nhân viên toàn thời gian là kinh doanh quán ăn.

Nói thêm về trường hợp kinh doanh quán ăn, việc nấu nướng, phục vụ khách hàng tại cửa hàng được coi là hoạt động chuyên môn hàng ngày và không được xem là hoạt động “kinh doanh” trong Visa Quản Lý Kinh Doanh.

Do đó, trong trường hợp xin Visa Quản Lý Kinh Doanh, việc thực hiện các hoạt động chuyên môn hàng ngày như nấu nướng, phục vụ, bán hàng thường được giao cho nhân viên thực hiện. Vì vậy, yêu cầu về số lượng nhân viên thường là tiêu chí quan trọng để chứng minh quy mô kinh doanh.

5.2.B: Vốn điều lệ hoặc tổng số vốn đầu tư đạt 500 man yên trở lên

Yêu cầu này được đặt ra dựa trên giả định rằng hoạt động kinh doanh được thực hiện dưới hình thức công ty (ví dụ như công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh).

Điều này đã dẫn đến sự hiểu lầm của nhiều người rằng người nước ngoài đầu tư số tiền này phải chính là người nộp đơn xin Visa Quản Lý Kinh Doanh.

Tuy nhiên chỉ cần số vốn điều lệ hoặc tổng số vốn đầu tư là 500 man yên trở lên thì đủ điều kiện, chứ không phải yêu cầu nhất thiết người nộp đơn xin Visa Quản Lý Kinh Doanh phải đóng góp số vốn 500 man yên.

Yêu cầu này chỉ đề cập đến quy mô kinh doanh và không có chỉ định người nộp đơn xin visa đóng góp vốn.

Tuy nhiên, tỷ lệ đóng góp vốn ảnh hưởng đến quyết định của doanh nghiệp, do đó, trong khía cạnh đáng tin cậy của hoạt động kinh doanh, mối quan hệ “người đăng ký = nhà đầu tư” sẽ có lợi hơn cho bạn.

Yêu cầu quy mô doanh nghiệp cũng như yêu cầu về địa điểm kinh doanh đều có nhiều khía cạnh phức tạp, bên cạnh các điểm trên còn có các vấn đề quan trọng khác như “làm thế nào để hình thành khoản vốn”.
Vui lòng tham khảo bài viết chi tiết tại đây.
>>Visa Quản Lý Kinh Doanh vốn điều lệ.

5.2.C: Được xem như là quy mô tương đương với “A” hoặc “B”

Nếu trong hình thức kinh doanh cá nhân mà không có kế hoạch tuyển dụng 2 nhân viên trở lên, thì cần đáp ứng yêu cầu này.

Để được công nhận là “quy mô tương đương”, hoạt động kinh doanh phải có quy mô tương đương với hoạt động thương mại hoặc dịch vụ.

Trong trường hợp không có nhân viên chính thức, nếu vốn đầu tư trên 500 man yên để kinh doanh, yêu cầu này sẽ được đáp ứng.
Trong trường hợp có 1 nhân viên chính thức, ngoài số tiền đầu tư 500 man yên thì cần đầu tư thêm số tiền tương đương với số tiền để thuê 1 nhân viên chính thức( khoảng 250 man yên), yêu cầu này sẽ được đáp ứng.

Ở đây, đầu tư được hiểu là tổng số tiền đã bỏ ra cho trang thiết bị, con người cần thiết để kinh doanh.

Cụ thể, khoản đầu tư này bao gồm tiền ký quỹ, tiền lễ tân và các khoản phí khác để thuê mặt bằng kinh doanh, tiền thuê mặt bằng để duy trì hoạt động kinh doanh, tiền lương cho nhân viên và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

5.3. Có kinh nghiệm “quản lý” trong ít nhất 3 năm nếu xin visa để thực hiện công việc “quản lý”

Cuối cùng, chúng tôi sẽ giải thích các yêu cầu đặc biệt áp dụng khi tham gia thực hiện công việc “quản lý” chứ không phải ” kinh doanh”.

Đầu tiên, khác với công việc “kinh doanh” không đòi hỏi bất kỳ kinh nghiệm thực tiễn hay bằng cấp nào, để tham gia vào công việc “quản lý”, yêu cầu ít nhất là phải có kinh nghiệm thực tiễn ít nhất 3 năm.
Kinh nghiệm thực tiễn này bao gồm thời gian thực hiện các nhiệm vụ “kinh doanh/quản lý” cũng như thời gian chuyên môn hóa các môn học liên quan đến quản lý hoặc kinh doanh trong các chương trình cao học.

Do đó, ngay cả khi bạn không có 3 năm kinh nghiệm “kinh doanh/quản lý”, nếu bạn đã tham gia vào chương trình học MBA của các trường cao học trong vòng 3 năm, bạn vẫn đáp ứng được yêu cầu này.
5.3. Nhận được mức lương tương đương hoặc cao hơn người Nhật nếu thực hiện công việc “quản lý”

Tiêu chuẩn tiếp theo là nhận được mức lương tương đương hoặc cao hơn so với những người Nhật làm cùng công việc.
Điều này được thiết lập với mục đích cấm phân biệt đối xử với người lao động mang quốc tịch nước ngoài.

Nếu công ty có quy định về tiền lương, thì nhân viên nước ngoài phải được trả lương tương tự như người Nhật và nếu không có quy định về tiền lương thì công ty phải xem xét mức lương của người Nhật làm cùng công việc để đưa ra mức lương hợp lý cho nhân viên nước ngoài.

6． Tổng kết yêu cầu cần có cho Visa Quản Lý Kinh Doanh.

Tóm tắt của bài viết này là chúng tôi sẽ chia sẻ bí quyết thành công trong việc xin Visa Quản Lý Kinh Doanh.

Bí quyết thành công trong việc Visa Quản Lý Kinh Doanh là “chuẩn bị trước”.
Chuẩn bị trước những gì? Đó là “kế hoạch kinh doanh” và “hiểu rõ các yêu cầu của Visa Quản Lý Kinh Doanh”.

Nếu không có “kế hoạch kinh doanh” trước đó, bạn sẽ không thể cung cấp kế hoạch kinh doanh cụ thể hoặc tài liệu cần thiết khi đăng ký visa.
Ngoài ra, nếu không hiểu rõ yêu cầu của Visa Quản Lý Kinh Doanh trước, thậm chí cả việc ký kết hợp đồng văn phòng, điều đầu tiên khi thành lập công ty cũng có thể thất bại và ảnh hưởng đến việc xin Visa Quản Lý Kinh Doanh trong tương lai.

Visa Quản Lý Kinh Doanh được cho là loại visa khó nhất.
Tuy nhiên, nếu có kế hoạch kinh doanh chặt chẽ và chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu, Visa Quản Lý Kinh Doanh không phải là loại visa khó như vậy.

Chúng tôi hỗ trợ xin Visa Quản Lý Kinh Doanh theo con đường ngắn nhất bằng cách đánh giá các rủi ro từ khía cạnh visa và giúp chủ doanh nghiệp người nước ngoài tập trung vào việc chuẩn bị khởi nghiệp.

Chúng tôi hỗ trợ tư vấn miễn phí bằng tiếng Anh, tiếng Trung và tiếng Việt, vì vậy nếu bạn muốn tư vấn về Visa Quản Lý Kinh Doanh, hãy sử dụng dịch vụ tư vấn miễn phí của chúng tôi.